Dziś chciałbym poszukać odpowiedzi na pytanie, które często zadają pracodawcy: jakie tak naprawdę dane dotyczące kandydata do pracy można pozyskać na etapie rekrutacji? Pytanie jak najbardziej zasadne w kontekście częstego żądania od kandydatów zaświadczeń o niekaralności, referencji, doświadczenia zawodowego itp. itd…
Na pewno odpowiedzi na to pytanie nie znajdziemy w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO), zacznijmy zatem od podstawowej ustawy regulującej relacje pracodawca – pracownik, jaką jest kodeks pracy. Po jego ostatniej nowelizacji (uwzględniono m.in. zasadę minimalizacji danych) pracodawca żąda od kandydata podania: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych. Jeżeli będzie jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, pracodawca żąda dodatkowo podania wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu zatrudnienia. I tylko tyle. Podkreślić należy jeszcze fakt, że dane kandydat przekazuje w formie oświadczenia. Można do tego celu wykorzystać kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, tylko trzeba pamiętać aby nie wykraczał on poza powyższy katalog danych (w starych kwestionariuszach było miejsce na wpisanie np. miejsca urodzenia, serii i numeru dowodu osobistego i wielu innych nadmiarowych danych). Oczywiście w przypadku wątpliwości pracodawca może zażądać potwierdzenia podanych informacji poprzez okazanie jakiegoś dokumentu lub wykonanie jego kserokopii.
Chociaż katalog pozyskiwanych danych jest zamknięty, to kodeks pracy pozostawia furtkę: można żądać od kandydata podania innych danych, jeśli przepisy prawa nakładają na pracodawcę obowiązek ich zbierania. Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku niektórych zawodów czy stanowisk, co omówię na kilku poniższych przykładach:
- Personel sprzątający. W przypadku tych osób informacje o wykształceniu, posiadanych kwalifikacjach czy stażu pracy nie mają szczególnego znaczenia, zatem nie powinniśmy ich gromadzić na etapie rekrutacji.
- Mechanik w warsztacie. Tu niewątpliwie pracodawca będzie uprawniony do zbierania danych o wykształceniu czy kwalifikacjach zawodowych. Przepisy prawa nie zabraniają wybrania spośród wszystkich kandydatów tego, który ma wyższe kwalifikacje lub zatrudnienia osoby, która ukończyła określony kurs.
- Nauczyciel. Przy zatrudnianiu nauczyciela pracodawcę obowiązuje karta nauczyciela oraz ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym. Na podstawie tych ustaw od zatrudnianego nauczyciela żąda się oświadczenia, że posiada on pełną zdolność do czynności prawnych oraz do korzystania z pełni praw publicznych i że nie toczy się wobec niego postępowanie karne w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub postępowanie dyscyplinarne. Każdy nauczyciel jest też weryfikowany w centralnym rejestrze orzeczeń dyscyplinarnych i musi dostarczyć zaświadczenie o niekaralności. Pracodawca ma też prawo do zapytania nauczyciela o PESEL czy nazwisko rodowe, gdyż dane te są niezbędne do weryfikacji osoby w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym.
- Stanowisko urzędnicze, np. główna księgowa w gminnej jednostce budżetowej. W tej sytuacji mamy do czynienia z pracownikiem samorządowym zatrudnionym na stanowisku urzędniczym, więc pracodawca musi wziąć pod uwagę przepisy określone w ustawie o pracownikach samorządowych. Z ustawy tej wynika, że zatrudniana osoba nie może być skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, powinna mieć obywatelstwo polskie oraz pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystać z pełni praw publicznych. W przypadku stanowiska kierowniczego dodatkowo wymagane jest wyższe wykształcenie oraz odpowiedni staż pracy. Pracodawca będzie uprawiony do zebrania tych informacji na etapie rekrutacji, co wymagać będzie przygotowania odpowiednich oświadczeń (zgodnie z zasadą minimalizacji danych). Dodatkowo w przypadku stanowisk urzędniczych należy pamiętać o przeprowadzeniu naboru na wolne stanowisko zgodnie z wymaganiami ustawy o pracownikach samorządowych.
Powyższe przykłady pokazują, że zakres żądanych od kandydata do pracy danych może być bardzo różny, jednakże zawsze powinien wynikać z obowiązujących przepisów prawa. Na przykład nieprawidłowe będzie żądanie zaświadczenia o niekaralności, jeśli nie jest ono wymagane do pracy w określonym zawodzie czy na określonym stanowisku.
W praktyce podczas prowadzenia naboru często spotykamy się z sytuacją, w której kandydat do pracy składa CV lub inne dokumenty, w których przekazuje więcej danych niż jest to wymagane. Podstawą do przechowywania tych danych będzie wówczas zgoda, którą wraził kandydat. Nie musi to być tradycyjna formułka „wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych…” gdyż zgodą będzie sam fakt złożenia dokumentów. Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia, gdy kandydat przekaże nam w jakiejkolwiek postaci swoje zdjęcie.
Przepisy prawa pracy nie zezwalają natomiast na zbieranie danych szczególnej kategorii, do których należą m.in. informacje o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach religijnych czy orientacji seksualnej oraz na weryfikację kandydata w jego poprzednich zakładach pracy. Niedopuszczalne jest także żądanie oświadczeń czy zaświadczeń o niekaralności gdy nie ma takich wymogów ustawowych.
Rekrutacja przeprowadzona z uwzględnieniem powyższych zasad na pewno będzie „zgodna z RODO”.